КАК ПРАВИЛЬНО ВЫБРАТЬ СИСТЕМУ АВТОМАТИЗАЦИИ РЕКРУТИНГА?

В мире HR-технологий постоянно появляются новые инструменты, помогающие рекрутерам эффективнее выполнятьсвою работу. Однако выбор подходящей системы автоматизации рекрутинга может стать непростым заданием дажедля опытного специалиста.

Если вы устали от количества повторяющихся действий в рекрутменте, но не знаете, какую CRM-систему подобрать, этот материал для вас. Мы поделимся топ-5 правилами, которые помогут сделать правильный выбор и оптимизировать процесс подбора персонала в компании.

Наша компания автоматизировала 53 HR-отдела. Мы видели многое. Я собственноручно тестировал все топовые CRMпо HR. Именно поэтому в статье я поделился большим личным опытом и наблюдением, что и как не нужно делать, чтобы не насобирать ошибок.

Для начала давайте определимся, что означает термин «автоматизация». Это подход к управлению процессами, основанный на использовании информационных технологий. Иными словами, участие человека в рабочем процессе частично или полностью замещается.

КОГДА НЕ НУЖНА АВТОМАТИЗАЦИЯ РЕКРУТИНГА

Если нужды компании ограничиваются одной вакансией в месяц, то, скорее всего, вы отлично справитесь с помощью подручных средств. Вы не увидите ценности в наличии CRM, так как не тратите много времени на подбор персонала и не работаете с объемным трафиком кандидатов.

Это главная и единственная причина, почему в автоматизации нет смысла.

ЧТО МОЖНО АВТОМАТИЗИРОВАТЬ: 8 БАЗОВЫХ ФУНКЦИЙ АВТОМАТИЗАЦИИ РЕКРУТМЕНТА

1. Согласование заявки на подбор

До: Раньше, прежде чем запустить вакансию в работу, нужно было ходить по кабинетам и получать согласование и подпись участников процесса. Потом, правда, стало чуть лучше. Согласование стало проходить с помощью электронных писем. Но и тут возникают проблемы: письма теряются или коллеги забывают написать «Ок» — и весь процесс подвисает. По сути, простой — это тоже рабочий процесс, но из-за ручного труда и человеческого фактора заявка на подбор может согласовываться от 3 до 5 дней. Это много.

После: Вам автоматически на почту и в CRM приходят уведомления по согласованию. Вы видите, на каком этапе заявка застряла. При таком подходе сроки согласования можно сократить до одного дня. Параллельно вы спокойно занимаетесь выполнением своих функций и экономите рабочее время.
2. Пополнение базы резюме

До: С поисковых сайтов необходимо скачать резюме и сохранить в определенной папке, чтобы потом было удобно искать. Затем нужно открыть Excel-файл и внести данные по кандидату. Схема многоэтапная, а когда у вас уже много резюме, то велика вероятность в них запутаться и ошибиться.

После: Все основные сайты по поиску кандидатов уже интегрированы в CRM. Скачивание резюме в базу происходит в один клик — вам не нужно делать никаких дополнительных действий. И бояться ошибиться вам тоже не нужно, ведь все уже автоматизировано.
3. Работа с базой резюме

До: В Excel у вас хранится только часть данных по кандидату, остальная информация находится в папках. И вот вы, как Шерлок Холмс, надеваете шляпу и начинаете проводить расследование.

Например, вам нужно узнать, почему в прошлый раз кандидат не прошел собеседование. Сначала вы смотрите Excel,потом документы. Если все велось корректно, то причину вы в итоге найдете. Но как показывает практика, часто за реестром документов не следят. Если прошлый HR уволился, а база была у него, тогда шанс выяснить причину сводится к нулю.

После: В CRM информация всегда у вас под рукой. С помощью фильтров вы можете найти данные по любому кандидату, и для этого не надо ворошить все папки. Сделали фильтрацию — и посмотрели в карточке кандидата все необходимое. Руководителю, кстати, тоже удобно контролировать наличие всех необходимых документов через карточку кандидата. Так что пользу получает не только рекрутер.
4. Уведомление кандидатов

До: В Excel у вас хранится только часть данных по кандидату, остальная информация находится в папках. И вот вы, как Шерлок Холмс, надеваете шляпу и начинаете проводить расследование.

Например, вам нужно узнать, почему в прошлый раз кандидат не прошел собеседование. Сначала вы смотрите Excel,потом документы. Если все велось корректно, то причину вы в итоге найдете. Но как показывает практика, часто за реестром документов не следят. Если прошлый HR уволился, а база была у него, тогда шанс выяснить причину сводится к нулю.

После: В CRM информация всегда у вас под рукой. С помощью фильтров вы можете найти данные по любому кандидату, и для этого не надо ворошить все папки. Сделали фильтрацию — и посмотрели в карточке кандидата все необходимое. Руководителю, кстати, тоже удобно контролировать наличие всех необходимых документов через карточку кандидата. Так что пользу получает не только рекрутер.
5. Ведение календаря

До: Рекомендую вести календарь по задачам — это основа тайм-менеджмента. Так вы точно будете успевать выполнять поставленные задачи. Но это дополнительный функционал, ведь встречи с кандидатами тоже надо фиксировать в календаре. Снова тратим драгоценное время, чтобы добавить эти встречу вручную.

После: В crm настроили синхронизацию с календарем: данные будут загружаться автоматически, как только вы выберете нужный статус по кандидату.
6. Ведение календаря

До: Рекомендую вести календарь по задачам — это основа тайм-менеджмента. Так вы точно будете успевать выполнять поставленные задачи. Но это дополнительный функционал, ведь встречи с кандидатами тоже надо фиксировать в календаре. Снова тратим драгоценное время, чтобы добавить эти встречу вручную.

После: В crm настроили синхронизацию с календарем: данные будут загружаться автоматически, как только вы выберете нужный статус по кандидату.
7. Запись звонков

До: Надо скачивать специальное приложение или отдельно подключать IР-телефонию и смотреть данные по звонкам в другой программе.

После: Совершаете звонки прямо из CRM-системы. Они автоматически сохраняются в карточке кандидата.
8. Коммуникация с кандидатом в одном окне

До: Запутаться в переписке с кандидатом по почте и в мессенджере легко. А если кандидатов несколько, то проблема существенно увеличивается. Руководитель при этом не может отследить содержание переписки и корректность диалогов. Вы же не будете архивировать чаты и пересылать их. Нет, будете, конечно, но только если руководитель вас об этом попросит.

После: Совершаете звонки прямо из CRM-системы. Они автоматически сохраняются в карточке кандидата.

КАКИЕ CRM-СИСТЕМЫ НЕ СТОИТ СМОТРЕТЬ

Некоторые компании для удобства объединяют автоматизацию в рамках одной программы. Они покупают единую платформу, в которой можно распределять задачи, вести клиентов, кандидатов, производство и финансы. С одной стороны, это кажется удобным, но на практике все выглядит совсем иначе. Подобные CRM изначально создавались под конкретные задачи. И это не HR-задачи.

Когда вы начнете пользоваться такой системой, у вас сразу встанет вопрос о ее донастройке. Это всегда стоит денег и требует времени со стороны разработчиков для установки расширений. Также стоит учесть еще один нюанс: чтобы дать четкое ТЗ на донастройку, вам нужно знать, как система правильно должна работать, а это понимание есть далеко не у всех. В итоге получается не тот софт, который работает не так и только усложняет работу.

По опыту скажу, что дико неудобно, когда в воронке подбора есть лишние статусы по типу: объем сделок, количество продаж и т. д. А это все есть в «универсальных» crm.

13 ВАЖНЫХ ШАГОВ, КАК ВЫБРАТЬ CRM-СИСТЕМУ ДЛЯ РЕКРУТЕРОВ

На рынке представлено много решений для автоматизации рекрутинга. CRM должна закрывать все потребности, либо большую их часть.
Я составил пошаговый план для правильного выбора CRM для рекрутеров и HR:
1.Выпишите тезисно все функции, которые выполняет отдел подбора.
2.Декомпозируйте каждую функцию на подзадачи.
3.Внимательно посмотрите на подзадачи и подумайте, что в них можно улучшить или автоматизировать.
4.Выпишите все подзадачи, поддающиеся автоматизации, в Excel-таблицу.
5.Сделайте шорт-лист компаний, предлагающих услуги автоматизации рекрутинга.
6.Оставьте в списке только российские компании, прошедшие аккредитацию.
7.Сравните возможности каждой компании с тем списком подзадач и задач, который у вас получился.
8.Выберите 2–3 компании, которые закрывают ваши потребности.
9.Запросите демоверсию, чтобы посмотреть, как реализован интерфейс сервисов, все ли удобно и понятно. 10.Запросите пару контактов текущих клиентов для сбора рекомендаций. Это, кстати, рекомендую делать для всех бизнес-направлений: по кандидатам, подрядчикам, клиентам и т. д.
11.Посмотрите инструкции по автоматизации, которые есть в самой crm, насколько они удобны и интуитивно понятны, чтобы сотрудники могли сами быстро все настроить и начать работу.
12.Сравните тарифы каждой CRM и посмотрите, что еще включено в стоимость.
13.Выберите ту, что наиболее полно отвечает всем вашим запросам.
Благодаря осознанному подходу в выборе софта вы сэкономите время и деньги. Я делюсь опытом, ведь сам прошел все эти этапы.